All posts by Ronald@iDocs

iCiber – delivers expert support for SharePoint, IT Operational improvements, Transition & Transformation Programs, Troubleshooting & Performance challenges

Founded in 2016, iCiber delivers expert support for SharePoint, IT Operational improvements, Transition & Transformation Programs, Troubleshooting & Performance challenges. Focus of iCiber is on the Microsoft platforms (e.g. SharePoint, Exchange, Office365, Azure, SQL). Our colleagues from iCiber are Microsoft MVP (Most Valuable Professional) or similar levels. iCiber has significant expertise in delivering operational services from offshore centers.

Areas of expertise: Migration of Service Desk Services, Local Support Services, Cross Functional Services (processes & procedures), Mail Services, File Services, Live Collaboration Services (Skype for business), Computer Device Services (Windows 7/Windows 10), Print & Scan Services, SharePoint Services, Stepping Stone Services and Server Management Services, Performance and Operational improvements large SharePoint environment (>50.000 users), Performance and Operational improvements large Exchange environment (>90.000 mailboxes), SQL, VMware

www.iCiber.nl

Zonder samenwerking geen succes!

De nieuwe website van iDocs is een feit. Dit heugelijke moment was niet tot stand gekomen zonder samenwerking. Eigenlijk zoals ieder iDocs project niet tot stand komt zonder samenwerking… Daarom een speciaal dankwoord aan alle betrokkenen die hebben meegeholpen aan de realisatie van deze website:

provincie_fryslan_logo2

Provincie Fryslân

Rol: Project Manager

Verantwoordelijk voor de implementatie van een nieuwe SharePoint 2010 omgeving (intranet en extranet), waarbinnen de huisstijl van Provincie Fryslân volledig is doorgevoerd. Migratie van meerdere SharePoint 2007 & 2010 omgevingen naar de nieuwe SharePoint omgeving. Veel bestaand maatwerk is omgezet naar standaard SharePoint bouwstenen. Verschillende bedrijfsprocessen zijn geautomatiseerd zoals het digitaal vergaderen en het aanleveren van vergaderstukken voor die vergaderingen. Het technisch- en functioneel beheer is geoptimaliseerd door oprichting van een SharePoint key-user groep en een beheersorganisatie rond de nieuwe SharePoint omgeving. Een volledig SharePoint governance plan is nu operationeel.

provincie fryslan intranet

pitfalls

Dertien valkuilen bij een SharePoint migratie en hoe deze te voorkomen

In dit artikel beschrijf ik de dertien belangrijkste valkuilen die ik tegen ben gekomen tijdens SharePoint migratieprojecten bij verschillende organisaties.

1      Gebrek aan kennis

Wat is SharePoint eigenlijk? Kennis is ‘the key’. Het maakt niet uit van welke versie naar welke versie van SharePoint wordt gemigreerd: het is van belang dat degenen die bij het migratieproject betrokken zijn een goede kennis van SharePoint hebben. Het SharePoint platform heeft veel raakvlakken met andere componenten in het ICT landschap zoals: SQL server, applicatie IIS server, DNS & Active Directory, maatwerk (.NET code), netwerk. Een goed (migratie) projectteam bestaat uit mensen die kennis hebben van alle raakvlakken. Een goed projectteam vormt dan ook de basis voor een goede SharePoint migratie.

2      Onvoldoende training voor de eindgebruikers

Training is essentieel voor een goed begrip van SharePoint functionaliteiten. Vaak denken eindgebruikers nog in folderstructuren en niet in metadata. Of eindgebruikers weten niet op een juiste manier de autorisatiestructuur in SharePoint te gebruiken. Gevoelige content kan dan met een druk op de knop beschikbaar zijn voor de hele organisatie en dat is niet wenselijk. Gebrek aan kennis staat ook een efficiënt gebruik in de weg van alle mogelijkheden die het platform biedt. Goed getrainde eindgebruikers en beheerders kunnen ook helpen om de olievlek “SharePoint” binnen een organisatie verder te verspreiden.

3      Gebrek aan communicatie over de aankomende veranderingen

Het is van belang om de organisatie op de hoogte te houden van de aankomende veranderingen: een goed communicatieplan helpt hierbij. Stem het communicatieplan af op de project planning zodat de medewerkers tijdens de uitvoering van het migratieplan geïnformeerd blijven. Communicatietips waarmee betrokkenheid van medewerkers gestimuleerd wordt:

  • Probeer tijd te krijgen bij de verschillende afdelingsoverleggen om daar het migratieprojectplan te presenteren
  • Organiseer korte sessies voor de eindgebruikers waarin de veranderingen uitgelegd worden
  • Geef demonstraties van nieuwe functionaliteiten waarmee bestaande bedrijfsprocessen vereenvoudigd worden.
4      ‘Garbage in = garbage out’

‘Garbage in = garbage out’. Zorg voor een bestaande SharePoint omgeving die zoveel mogelijk op orde is. Ga geen SharePoint omgeving migreren waarin foute data de oorzaak is van storingen. Als de content in de bestaande omgeving niet op orde is, dan zal dat ook niet het geval zijn na de migratie. Schoon data in de bestaande omgeving zoveel mogelijk op: het voorkomt ellende in de nieuwe SharePoint omgeving.

5      Onderschatting van SharePoint architectuur

SharePoint 2013 architectuur is sterk verandert ten opzichte van SharePoint 2010. Er zijn veel nieuwe features bijgekomen. Het sociale aspect van SharePoint 2013 is vernieuwd, zoals:

  • het continue crawlen van content om de search index actueel te houden;
  • request management;
  • distributed cache;
  • en nog vele andere features.

Er is in SharePoint 2013 genoeg veranderd om de gehele architectuur te herzien en niet op content databaseniveau te gaan migreren.

6      Geen “goede” inventarisatie van de bestaande omgeving

Een goede inventarisatie van de te migreren SharePoint omgeving is een must. Er zijn vele oorzaken waardoor een SharePoint migratie mislukt en een gemigreerde site niet juist functioneert. Deze oorzaken wil je van tevoren identificeren. Denk hierbij aan maatwerk, workflows, content editor webparts met script, etc. Met een eenvoudig Powershell script is het mogelijk om een goede inventarisatie te maken van de te migreren SharePoint omgeving. Met de inventarisatie bepaal je waar het zwaartepunt van de migratie komt te liggen en welke punten eerst opgelost moeten worden. Daarnaast is het ook mogelijk om gebruik te maken van de “site collection health check” tool van SharePoint 2013. Deze tool controleert een 2010 Site Collectie of deze geüpgraded kan worden. Kijk voor meer info over deze tool op: http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219720%28v=office.15%29

7      Niet testen

Testen, testen en nogmaals testen. Eén van de belangrijkste onderdelen van het migratietraject. Test eerst een gemigreerde site op een test- of acceptatieomgeving voordat je de site naar een productieomgeving migreert. Laat ook de site-eigenaren/eindgebruikers de gemigreerde site testen. Technisch kan een sitemigratie juist uitgevoerd zijn zonder problemen, terwijl de eindgebruiker toch fouten ontdekt. Een goede migratiestrategie houdt rekening met het testen van rechten, navigatie, huisstijl en content.

8      Alles zelf willen doen

Afhankelijk van de omvang en complexiteit van de te migreren SharePoint omgeving kan het veel voordeliger zijn om een 3th party tool aan te schaffen dan handmatig te migreren. Een 3th party tool werkt uiteindelijk kosten- en tijdsbesparend. Kijk hier voor een goed overzicht van beschikbare SharePoint migratie tools: http://SharePoint-community.net/page/sp-migration-tools

9      Te grote stappen

Werk met kleine veranderingen per keer naar de eindstreep toe. Voor veel eindgebruikers is de stap van SharePoint 2007/2010 naar SharePoint 2013 groot. Het is daarom van belang om veranderingen stap voor stap door te voeren tijdens het migratietraject. Betrek de eindgebruikers waar mogelijk bij alle stappen van het migratietraject. Ik adviseer dagelijks om  SharePoint geleidelijk in te voeren, in plaats van in één keer.

10 Geen governance doorgevoerd

Het wordt steeds belangrijker om een goed governance document te hebben voor een SharePoint omgeving. Hierin worden de regels, verantwoordelijkheden en rollen beschreven voor het gebruik van SharePoint. Op het internet zijn goede sites te vinden om SharePoint governance op te zetten. Hier vindt u de “white paper” van Microsoft voor het plannen van SharePoint governance: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff848257.aspx Het ontbreken van een goed governance document kan tot gevolg hebben dat:

  • informatie steeds moeilijker te vinden is;
  • conflicten ontstaan tussen IT en de business;
  • de gebruikerstevredenheid daalt;
  • er geen goed autorisatie model meer is;
  • er een slechte performance van de SharePoint omgeving optreedt.
11 Huisstijl vergeten

Dit punt wordt vaak onderschat bij een SharePoint omgeving. Het ontbreken van een bedrijfshuisstijl in een SharePoint omgeving is niet direct een punt waarop de migratie zal mislukken. Het is wel een belangrijk punt om de acceptatie bij gebruikers van de nieuwe SharePoint omgeving te bevorderen.

12  Geen rollback plan

Waarom is een goed rollback plan nodig als er een goed migratieplan ligt? De meeste migratieproblemen die ontstaan door bijvoorbeeld niet geïdentificeerd maatwerk, zijn wel weer te herstellen. Maar het herstellen van een niet juist functionerend rollback plan is niet mogelijk. Zorg daarom altijd voor goede back-ups op file- en database niveau voordat gestart wordt met de migratie. Een “in place” migratie wordt om deze reden dan ook afgeraden.

13  Doelen ontbreken

De complete SharePoint migratie is uitgevoerd en de organisatie werkt met SharePoint 2013. Maar is de migratie nu succesvol uitgevoerd? Definieer daarom vooraf een aantal meetbare doelen die met de migratie behaald moeten zijn. Bij het bepalen van meetbare doelen kunnen ook tools bijdragen die bijvoorbeeld gebruikersdata kunnen analyseren.

Conclusie

SharePoint migraties zijn een kans voor een organisatie om content op te schonen, veranderingen door te voeren en om de uiteindelijke SharePoint visie te realiseren. SharePoint migraties zijn veel meer dan een technisch project en moeten goed doordacht (en) gepland worden; anders is de kans op een succesvolle migratie nihil.

frielandcampina_logo

FrieslandCampina

Rol: SharePoint consultant

Hier was ik verantwoordelijk voor de wereldwijde SharePoint 2007 omgeving. Een complete SharePoint 2010 OTAP omgeving is hier door mij ontworpen en geïmplementeerd. Ook ontwikkelde ik een (DPM) back-up oplossing, een op K2 gebaseerde workflow engine en een op SCOM gebaseerde monitoring oplossing. Ook zette ik een complete beheersorganisatie op rond de nieuwe SharePoint omgeving. Een ander groot project bij FrieslandCampina was de implementatie van een TAP omgeving voor het hosten van de frieslandcampina.com website, die is gebaseerd op SlteCore.

PowerShell error: The local farm is not accessible. Cmdlets with FeatureDependencyId are not registered.

 

When you run SharePoint management powershell on your SharePoint 2010  server you get the following error:

The local farm is not accessible. Cmdlets with FeatureDependencyId are not registered

SharePoint_2010_shell1

Solution:

Make sure the logged in user has the correct rights to the SharePoint_Configuration database

  • SharePoint_Shell_Acces or:
  • DB_reader or DB_writer

Use the following Powershell cmdlet to give this user the correct databases permissions, since Direct database changes are not supported by Microsoft: Add-SPShellAdmin (http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff607596.aspx)

SharePoint_2010_shell2